LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA (II)

Amplio reportaje sobre la comunicación entre las personas que integran el personal de una empresa F) CARTELES Se trata de elementos gráficos de informaciónde alguna cuestión concreta, más o menos puntual, dotada de un diseño que pretendeatraer la atención del personal de la empresa, para que éste capte, en forma de mensaje, dicha información. En consecuencia, es utilizable para cuestiones muy concretas, de interés general, normalmente del tipo de anuncio de algo o de alguna campaña sobre algún aspecto o cuestión interno o externo a la empresa. La información es unilateral y descendente. Sus características básicas son: • es un elementos apto como sensibilizador de alguna cuestión • sirve para transmitir algo muy concreto • está muy supeditado, en su eficacia, al diseño y elementos gráficos y de color que contenga. • se hace obsoleto enseguida y deja de llamar la atención pronto • una parte del personal no lo lee o no le presta atención • la información es general • es muy limitado en sus posibilidades • bueno como elemento de apoyo en una campaña G) VIDEOS Se trata de producciones audiovisuales desarrolladas por la empresa para transmitir información, aprovechando las posibilidades de estos medios. Estas informaciones pueden ser generales sobre la empresa y sus actividades, productos o servicios o pueden ser formativas. En el caso de videos para información, más o menos amplia, acerca de la empresa y sus realizaciones, actividades o productos, la información es generalmente externa, pensada para el cliente o para un tercero externo. Cuando se plantean videos para desarrollar un plan deformación del personal, en cualquiera de las áreas de la empresa, sí cabe incidir en algunos aspectos de la comunicación interna. Se puede transmitir en el programa formativo desarrollado en el video aquella información que la Dirección considere relevante. El video como elemento pura e intencionadamente informativo, en sentido unilateral y descendente, se utiliza para presentaciones a determinado personal de la empresa de diversos aspectos de la marcha económico- financiera, de nuevos productos o servicios, de la implantación en el mercado y cuotas de mercado, sobre la competencia y sus posicionamientos, etc. En este caso, sí puede considerarse como un elemento de apoyo a la comunicación interna, utilizado en reuniones, convenciones, jornadas o asambleas. Entre sus características están: • tiene un coste superior a otros medios de comunicación • está muy supeditado, en su eficacia, a su buena elaboración, fotografía o diseño, textos y contenidos verbales, duración, calidad de imagen y sonido, etc. • requiere un tiempo de preparación y elaboración. • es factible su uso en grandes grupos o pequeños grupos, incluso individualmente. • capta mejor la atención que en una conferencia o exposición personal del tema • su uso abusivo puede cansar a los asistentes • es más fácil “desconectar” del tema al asistente • se puede guardar y volver a poner cuando se precise • se puede hacer obsoleto por antigüedad de la información o por haberlo visto ya el personal. • como elemento de apoyo en formación es de gran utilidad y eficacia, incluso para tareas o trabajos manuales. H) ENCUESTA A LOS EMPLEADOS Es un elemento de comunicación interna unidireccional, pero ascendente. Permite recabar laopinión de los empleados sobre algún aspecto de la gestión de la empresa o de sus actividades o procesos e, igualmente, recibir sugerencias de éstos. Es una forma de comunicación interna cada día más utilizada, aunque en muchas ocasiones mas formal que intencionadamente. Todavía existen muchos directivos y mandos intermedios que no creen en absoluto en su eficacia o desconfían de estas encuestas. En cierto modo, son temidas por la escala de mandos que puede ver en ellas un peligro para su status y prestigio dentro de la empresa. Sus principales características son: • es una de las formas de obtener información de abajo a arriba • permite el anonimato en las respuestas, si así se desea • las preguntas pueden estar bien pensadas y estructuradas • unas preguntas mal planteadas inutilizan la encuesta • cabe la respuesta incierta o falsa, en el sentido de contestar arbitrariamente o intencionadamente al revés de lo que se piensa • permite cuantificar las respuestas y hacer seguimientos y comparaciones • no gusta a muchos directivos y mandos intermedios • la información obtenida es limitada y ha de ser bien analizada • las conclusiones a sacar de las respuestas han de obtenerse con prudencia • permite que los empleados manifiesten cuestiones que no harían en otro caso, bien por no tener oportunidad de hacerlo o bien por su carácter escrito y anónimo • las opiniones y sugerencias pueden ser muy subjetivas e incluso adolecer de cargas emocionales o de simpatía/antipatía • requieren explicación previa de cómo se cumplimenta y qué se pretende • el empleado se puede sentir más util y que se cuenta con su participación • es preciso que se vea, después, que opiniones y sugerencias han servido para algo o se han tenido en cuenta I) BUZON DE SUGERENCIAS Utilizado en bastantes ocasiones para diversas cuestiones en la vida de la empresa. Si se usa para recabar opiniones y sugerencias de los empleados se estaría usando para la comunicación unidireccional ascendente. Sus características básicas son: • permite su ubicación solamente en uno o varios puntos de la empresa • suele ser poco utilizado • cae en desuso pronto, al acostumbrarse el personal a ver los buzones allí • hay un cierto sentido del ridículo y de respetos humanos hacia el utilizarlos • se usan más para la protesta o la crítica negativa que para lo positivo • teoricamente, es un buen elemento de participación, tanto anónima como firmada • requiere leer todas las aportaciones y hacérselo saber al interesado para que no se sienta defraudado • carece de sistemática en la información recibida J) CORREO ELECTRONICO En aquellas empresas con utilización masiva de ordenadores, es cada vez más frecuente el establecimiento de direcciones de correo personalizadas a diversos mandos y empleados de la empresa. También, se extiende el uso del establecimiento de foros de opinión o debate, buzones de sugerencias y similares, dentro del sistema informático de la empresa, para abrir vias de comunicación bidireccional, ascendente y descendente, entre la Dirección y los empleados. En todos estos casos, el acceso más o menos reciente a estas nuevas tecnologías de la información y la comunicación esta propiciando un uso masivo. Entre las características de este apartado destacamos: • buena herramienta de comunicación en ambas direcciones • permite dar entrada a su uso selectivamente, a quien la Dirección desee. • se pueden establecer, mediante claves de acceso y restricciones, niveles diferentes de posibilidades de información. • permite toda clase de cruces de comunicación horizontal y vertical, individualizada o de grupos • tiene las ventajas de la comunicación escrita en cuanto a redacción pensada o estructuradas, relectura y archivo • permite una rapidez total en la distribución de la información que puede ser en tiempo real • se puede obtener respuesta, comentarios o nueva información de forma casi inmediata • permite su uso sin separarse del puesto o mesa de trabajo • requiere formar al personal en la utilización del ordenador y el correo electrónico • permite combinar texto escrito con gráficos y fotografias • permite remitir juntamente con el texto del correo archivos adjuntos con toda calse de información • se puede contrastar la recepción de aquellos a quienes va dirigida la información • un inconveniente sería que el número de e- mail recibidos por los usuarios del sistema informático en la empresa sea muy elevado e inútil o no deseado, en gran parte, lo que dificultaría la recepción y lectura de la información de valor y aburriría al personal en su uso • hay que dosificar la información a lo estrictamente necesario, ya que recepción no significa lectura ni captación de la misma K) VIDEOCONFERENCIA La videoconferencia permite que varios asistentes, ubicados en lugares o poblaciones distintas, puedan conectarse por video y sonido, para conversar o escucharse entre si o a un conferenciante, en tiempo real. Su principal ventaja es posibilitar esas reuniones, conferencias o explicaciones en cualquier momento, sin desplazamientos ni causar interrupciones importantes en la trabajo de cada uno de los asistentes. Como las técnicas audiovisuales y de comunicaciones están avanzando cada día más, es posible obtener buenos niveles de imagen y sonido en la utilización de las videoconferencias. Es una técnica de aplicación para la comunicación interna de la empresa en sentido bidireccional, ascendente y descendente, así como horizontal. Sus principales características son: • requiere el equipo de videoconferencias y por tanto tiene el coste de la inversión correspondiente • tiene, además, el coste de la conexión telefónica derivado del tiempo de su utilización. • es muy atractivo, por ahora, para los asistentes por lo novedoso del sistema y la facilidad de su uso en cualquier momento • requiere coordinar el tiempo de los asistentes para estar disponibles a la misma hora, cada uno en el sitio o ubicación prevista • en ocasiones, la imagen no es buena lo que desanima de su uso o permite desconectar de la información que se recibe • permite debatir o discutir cuestiones diversas con el grado o nivel de intensidad y duración que se precise • se puede seleccionar a los asistentes • es motivadora para la intervención y la atención o escucha activa • su uso excesivo en duración o número de veces de empleo puede causar cansancio y pérdida de eficacia, además de interrumpir el trabajo de los asistentes en exceso K) PAGINA WEB O PORTAL EN INTERNET Si bien una página web o un portal en internet es, por naturaleza, abierto a todo el mundo que accede a este medio, puede ser utilizada para la comunicación interna en la empresa. Esta podrá ser restringida a través de claves de acceso o abierta a todo el que quiera entrar. En el caso de que se utilice, entre otras cosas, para comunicación interna se dará al personal la posibilidad de acceso a contenidos informativos acerca de la empresa y su gestión, resultados, productos o actividades, etc. En este caso las características son: • permite ofrecer una información estudiada y estructurada • permite seleccionar por niveles en base a claves de acceso • permite combinar contenidos escritos o de texto, con gráficos y fotografias • al ser muy novedoso, por ahora, propicia su uso por parte del personal • la información está solo disponible para aquellos que dispongan de ordenador • la información puede permanecer en la página o portal el tiempo que se desee. • si no se actualiza los contenidos informativos pueden perder vigencia y hacerse obsoletos • no se puede asegurar que todo el personal deseado accede o lee y visualiza la información • permite el archivo de la información por el usuario • exige que el personal tenga mentalidad de usuario de ordenador, por lo que existen personas en la organización a las que será difícil su uso, pudiendo quedar fuera de los circuitos de información • es muy flexible de cara a los contenidos de la información, vale para todo • puede llevar a pérdidas de tiempo del personal en su trabajo, en función de su responsabilidad personal, dado que es fácil dejarse llevar por el afán de conocer y sabe cosas externas o ajenas a la empresa y perder tiempo de trabajo • admite la participación activa de todos los usuarios de la empresa, mediante opiniones, sugerencias y aportaciones de todo tipo. Manuel Díaz Aledo , editor del blog y autor del libro Gerencia y dirección.  Página principal