Un tema clave en la gestión
económica de empresas y negocios es el papel que en sus costes y en la cuenta
de resultados juegan sus gastos generales. Asunto, éste, serio e importante, a
la par que descuidado con mayor frecuencia de la que pueda parecer. En las
líneas que siguen voy a acudir a mi larga experiencia como consultor, asesor y
auditor de cuentas en el mundo de la empresa. Y mantengo, con toda la
rotundidad, que este tema de los gastos generales y los costes indirectos está
sumido en las nieblas del desconocimiento y de la desatención en muchas
ocasiones.
¿Qué son gastos generales?
Debemos de partir del hecho de
que existe una gran confusión
terminológica y falta de
sistematización sobre los diversos apartados de los costes de una empresa.
No todos entienden lo mismo por idénticos términos. Hay mucha literatura
vertida durante muchos años sobre todo esto. Así que debemos definir bien de
que hablamos, para poder entendernos. Y, además, el concepto de gastos
generales se superpone con el de costes indirectos, hasta el punto de que
resulta ya difícil la distinción entre ambos.
Se podría considerar que son gastos generales a los que entran en
un gran cajón de sastre, una vez excluidos, en forma muy resumida, los costes
de las compras de materias primas y mercancías necesarias en mayor o menor
medida para la fabricación o actividad de la empresa, los costes de personal, los impuestos y los
gastos financieros. Al hablar de gastos generales, se tiende a pensar en los
que quedan una vez que se dejan aparte todos los necesarios para llevar
directamente la actividad de la empresa, sea ésta fabricante, comercial o de
servicios. Y eso nos acaba conduciendo a los costes indirectos. Vemos, pues,
que hablar de gastos generales es menos claro que hablar de gastos o costes indirectos. En
ocasiones, se consideran gastos generales a los que son comunes a diversas áreas organizativas de la empresa. Tampoco
parece éste un criterio claro para su correcto tratamiento.
Cuando se piensa en gastos
generales se están considerando los que
se suman al gasto en materias primas y mano de obra. Esto engloba rúbricas tan
dispares como sueldos de la estructura de mando y dirección, departamentos
administrativos, servicios de mantenimiento y conservación, personal y gastos
de almacenamiento y muchos más. Pero no continuamos por ese camino ya que, como
veremos a continuación, una sistematización más profunda y práctica nos lleva a
diferenciar bien lo que es gasto y lo que es coste, que son cuestiones
dispares.
Diferencias entre gasto, coste, inversión y pago
Los economistas sabemos ya, desde
nuestros años de estudiantes de contabilidad, que esos cuatro conceptos son
diferentes. Solamente comprendiendo bien esa distinción entre ellos, podremos
profundizar en el tema que nos ocupa en este trabajo. Nos apoyamos en un
clásico de la literatura contable española: el libro de Teoría económica de la
Contabilidad del Prof, José María Fernández Pirla.
Señala Fernández Pirla, siguiendo
al profesor Pedersen, que los costes son el consumo valorado en dinero de bienes y servicios para la
producción que constituye el objetivo de la empresa. Extendemos, nosotros,
esa definición al ámbito de las actividades comerciales y de servicios, para las
que es válida también. Pero los costes, sigue señalando Fernández Pirla, no son
una magnitud inequívocamente determinada. Con frecuencia, tenemos dificultades
claras para su evaluación y debemos de acudir a estimaciones para su
valoración. El coste se mueve en el ámbito
interno de la empresa, de puertas
adentro podríamos decir. El coste es un elemento de la valoración de los
distintos componentes que intervienen en la actividad de la empresa.
El término gasto, que se contrapone al de ingreso, es de ámbito externo. Se
puede considerar como una contrapartida de los pagos que hace la empresa. Los
gastos se pagan de una u otra forma. Es obvio, de acuerdo con esto que hay
costes que conllevan un gasto y otros no, pero siempre que consideremos gasto
en este sentido. Los costes de mano de obra llevan consigo el gasto y su
correspondiente pago. Las dotaciones a la amortización del Inmovilizado o las
provisiones por impago de clientes, por citar dos ejemplos, no conllevan su
gasto y su pago. Solamente, cuando los gastos representan consumos, en sentido
amplio, en los procesos de la actividad de la empresa, estaremos ante gastos
que son costes.
La diferencia entre ambos, costes
y gastos, se hace mayor cuando se habla de gastos en adquisición de bienes
inmuebles, maquinaria, vehículos y demás elementos del Inmovilizado Material,
Inmaterial y Financiero. Estamos,
entonces, ante los llamados gastos de
inversión o inversiones, a secas. Así que, en el argot contable y
económico, se diferencian los gastos de
las inversiones. Los primeros serían los que corresponden a consumos para los
procesos y las inversiones, aquellas que se dirigen a la adquisición de las
infraestructuras empresariales o bienes del Inmovilizado, con vida duradera en
el tiempo. Las inversiones se convierten en costes, en la medida que se aplican las dotaciones a la
amortización de aquellas a lo largo de la vida útil de los bienes.
Nos quedarían los términos ingresos y pagos que, por lo general,
se consideran en el campo de los movimientos de tesorería. Ingresos se equipara
a entradas de fondos y pagos a las salidas de los mismos. Se sitúan, en
consecuencia, en otros planos distintos a los de la asignación económica de los
costes, gastos e inversiones. Los ingresos y los pagos están en el plano de los
movimientos de dinero y otras formas de
tesorería.
Por tanto, volviendo al fondo del
trabajo que ahora nos ocupa, debemos de centrarnos en los costes, como
elementos clave de evaluación de la actividad empresarial y de sus ciclos
productivos, económicos y financieros.
Los costes indirectos
Abandonando el confuso concepto
de los gastos generales, vamos a centrarnos en los costes indirectos. Estos
son, obviamente, aquellos que no son directos. Y se suele denominar directos a los costes de materiales y
materias primas y al de la mano de obra (directa). Es decir, se hace una
distinción entre lo que participa de forma inmediata y directa en lo que
constituye la actividad de la empresa y el resto. Si la empresa está
funcionando, es decir desarrollando una actividad, se producen costes directos.
Si, existiendo la empresa, está parada y
sin actividad, no existen costes directos, pero sí indirectos. Esto se debe a
que los indirectos están vinculados a la estructura de la empresa y se producen,
en mayor o menor cuantía, desde el momento en el que existe la empresa y tiene
un Inmovilizado y alguna estructura de personal.
La distinción entre directo e indirecto no siempre es tan clara. Lo
directo suele ser medible y lo indirecto, en muchas ocasiones, no lo es. El trabajo
directo es el que realiza la producción, comercialización o prestación de
servicios. Pero, generalmente, requiere la existencia de unos costes en
instalaciones o infraestructuras empresariales, de una dirección y
administración y de una red comercial. Es decir, de unos costes indirectos.
En muchas ocasiones se oye decir
que los costes indirectos son los costes improductivos y que, por eso, hay que
disminuirlos al máximo. Esto es
absolutamente incorrecto y fruto de modos de hablar y de pensar del mundo de la
producción. Para un departamento de producción el énfasis suele ponerse en las
materias primas y materiales que
consumen y en el personal necesario. También, por pura necesidad, en las
máquinas e instalaciones con que cuenta, en su adecuación a los procesos y en
su mantenimiento. Todo lo demás, no cuenta. ¡Es improductivo!, dicen. ¡Es un
lastre que llevan a cuestas y soportan! Así, en muchas ocasiones, la fuente
productora de los indirectos se pretende limitar sin más consideraciones.
Pero, el trabajo de un jefe de
taller o de un encargado de producción o de almacenes, ¿es productivo o
improductivo? Podríamos decir nosotros, ¿son necesarios o no? ¿se puede
prescindir de ellos o no? Ésta es la cuestión.
Lo que es prescindible, no es necesario y, si no es necesario,
prescíndase de ese coste. Pero, si no se puede prescindir del jefe de taller o
el encargado de producción o de almacenes, estaremos ante un coste indirecto
necesario para el proceso. Luego, productivo al fin y al cabo, ya que sin ese coste
no habría actividad. Por tanto, el debate de lo productivo o improductivo no
conduce a nada y sería ofensivo para
el bueno del jefe de taller o el encargado que estamos considerando. Y, de
igual manera, sucedería con el Gerente o Director de la empresa, el Director
Administrativo, el peón de almacén o la señorita o el señor que atiende el
teléfono o trabaja en tareas de secretaria o administrativas, por poner unos
pocos ejemplos.
Y ¿Qué pasa con la luz de los
pasillos y oficinas, el agua de los servicios, los gastos en teléfonos y
móviles, el combustible de los vehículos, los seguros de responsabilidad civil
o de inmuebles o los gastos en formación del personal, por seguir dejando caer un goteo de conceptos
de gasto? Lo mismo, si están bien aquilatados en su dimensión, son costes
indirectos necesarios para los procesos.
En lo referente al personal, suele considerarse
indirectos, generadores de costes indirectos por tanto, a:
- personal de dirección y jefes
- mandos intermedios
- personal de almacenes y transportes
- personal de administración y RRHH
- personal de mantenimiento y limpieza
- personal subalterno
- personal de control de calidad
- personal de métodos y sistemas
- personal informático
- etc.
Y son costes indirectos, una larga serie de gastos, incluidos en los
diferentes epígrafes del PGC, que no constituyen gastos en materias primas,
mercancías y otros consumos, ni mano de obra directa. A continuación, hacemos una breve enumeración de gastos o grupos de
gastos más comunes que constituyen, generalmente, costes indirectos:
ü
Salarios de personal indirecto de las diversas
secciones antes mencionadas
ü
Otros gastos de ese mismo personal
ü
Gastos
sociales de ese mismo personal
ü
Tributos y tasas diversas
ü
Gastos de investigación, desarrollo e innovación
ü
Alquileres o arrendamientos de inmuebles
(locales, naves, oficinas)
ü
Cuotas de renting
ü
Gastos de mantenimiento, reparación y conservación
ü
Gastos de limpieza
ü
Pequeño utillaje y herramientas
ü
Consumos de electricidad (excepto consumos para
producción)
ü
Consumos de combustible para calefacción
ü
Consumos de agua
ü
Honorarios de asesorías, auditorías y otros
profesionales
ü
Primas de seguros
ü
Portes y gastos de transporte
ü
Gastos en comunicaciones
ü
Gastos de viaje, desplazamiento, manutención y
estancias del personal en otras
localidades (excepto los que se puedan asignar como costes directos)
ü
Gastos de publicidad y relaciones públicas
ü
Gastos en material de oficina
ü
Gastos de correos y mensajería
ü
Cuotas de publicaciones profesionales o
empresariales
ü
Cuotas de Asociaciones y Colegios Profesionales
ü
Gastos financieros
ü
Dotación amortización del Inmovilizado
Citamos, de pasada ya que no
constituye materia del trabajo que estamos exponiendo, que los costes
indirectos se incorporan a los procesos
de estimación, determinación o cálculo de los costes totales de una
empresa, mediante el mecanismo de su asignación o reparto entre las distintas
áreas funcionales de la empresa o a los productos o familias de productos
fabricados o comercializados o de servicios prestados por ella, de acuerdo con
los criterios de imputación que se establezcan.
El control de los costes indirectos
Con frecuencia en nuestra vida
profesional, recorriendo multitud de empresas y negocios, nos hemos encontrado
con cuestiones como las siguientes:
- Exclusión de todo tipo de control
y medida de los costes indirectos.
- Por contraste con lo anterior, conocimiento
bueno o muy bueno de los costes directos (materiales y mano de obra), así
como un adecuado control de los mismos.
- Falta de atención a los costes
indirectos.
- No darles importancia o
renunciar a su control.
- Desconocimiento de cómo llevar
un control de los costes indirectos
- No tenerlos en cuenta para el
cálculo de los costes y la determinación de los precios de productos y
servicios.
- Considerar unos costes
indirectos, pero ignorar otros.
- Funcionar con precios
incorrectos o que no cubren la totalidad de los costes, directos más indirectos.
- Falta, en definitiva, de unos
criterios orientadores básicos de los costes y su medida.
Los costes indirectos, que pueden
variar mucho de unos sectores de actividad a otros, no pueden dejarse nunca de
lado. Hay que tenerlos en cuenta. Y hay que conocerlos o tratar de conocerlos.
La contabilidad general de la empresa tiene, entre otras muchas ventajas, la de
que registra todos los gastos y pagos de la empresa y, si es llevada
correctamente, gran parte o todos sus costes. Y lo hace, minuciosamente,
justificante a justificante o lo que es lo mismo, gasto a gasto, pago a pago.
Por eso, a través de una buena información contable, se puede tener un buen conocimiento de los costes
indirectos.
Para su control, es bueno hacer cuadros con un cierto desglose según su
diferente naturaleza e ir llevando, a los mismos, mes a mes las diferentes
cifras facilitadas por la contabilidad o fruto de estimaciones apoyadas en
ella. Es, igualmente, deseable hacer presupuestos
anuales de esos gastos indirectos, más o menos agrupados. Con estos
presupuestos se puede, inicialmente, racionalizar los mismos, adecuándolos a
las necesidades teóricas o previsiones. Y, después, periódicamente, confrontar
estas previsiones con la realidad. Y analizar las diferencias importantes o
desviaciones. Esta es una forma de llevar el control de toda esa lista de
gastos indirectos y la experiencia de cada año, nos servirá para aquilatar más
las previsiones para el ejercicio siguiente.
¿Por qué controlar los costes indirectos?
Nosotros ya controlamos, muy bien, los costes directos, los
importantes, lo otro ya… Ésta es una frase que hemos escuchado en diversas
ocasiones. Pero que, con frecuencia,
encubre un gran peligro. En muchas ocasiones, los costes indirectos
alcanzan un valor económico elevado y son, porcentualmente, importantes en el
total de los costes de la empresa. Dejarlos de lado, campando a sus anchas,
puede deteriorar mucho las cuentas de resultados. Y, además, ¿de qué vale
controlar hasta el último gramo de mercancías y materiales o el trabajo del
personal obrero al segundo, si después queda libre de control todo lo demás?
Los indirectos se pueden comer los márgenes empresariales y triturarlos. Pueden
hacer pasar los costes de explotación a números rojos y muy rojos sin apenas
enterarnos. Exageramos algo esta nota, pero es para poner énfasis en la
necesidad de su control.
Y aquí hay que evitar otro tipo
de conducta de la dirección o de los mandos. Nos referimos al control que, en
ocasiones, se hace de pequeñas partidas de costes indirectos. Así, a veces, los
folios de papel, los bolígrafos o los vasos de agua de plástico son vigilados,
seguidos y guardados con el mayor de los rigores. Y nada más. Es fácil
comprender que esto es el chocolate del
loro. Todo hay que controlarlo, pero con sentido común. Todo influye en
alguna medida, hasta esa luz del pasillo encendida todo el día, quizás
innecesariamente. Pero hay que hacer un plan global de control que abarque todo
el espectro de los costes indirectos.
En definitiva, que hay que
extremar el cuidado sobre estos costes y seguirlos minuciosamente, dada la
tendencia, muy extendida, de que se escapen de control y se expandan en todas
direcciones. Y es buena medida, responsabilizar
a quien está al frente de cada departamento, área o sección de la empresa, de
los que corresponden a su esfera de responsabilidad y mando. ¡Que cada uno
cuide de sus indirectos!. Así resultará más fácil el control global de la totalidad en la empresa. Y lo agradecerá su
cuenta de resultados al final del ejercicio.
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